Raccogliere informazioni in segreteria



La principale mansione della Segreteria della Tua Piscina è di iscrivere o rinnovare gli abbonamenti.
Ma nella situazione in cui una persona si presente in Segreteria o telefona per avere delle informazioni di cui la Tua segreteria non è in possesso immediatamente, cosa deve fare?
L’errore pià grande che si possa fare durante una chiamata o un colloquio al front desk è: dimenticare di raccogliere le informazioni di base del nostro interlocutore.
La Tua Segreteria deve identificare e valutare rapidamente la natura della chiamata o del colloquio.
Nel caso in cui non sia immediatamente reperibile il destinatario finale (direttore, coordinatore, allenatore,ecc.ecc.), deve rivolgere delle domande all'interlocutore per poter avere maggiori informazioni.
Ad esempio: se una persona si presenta in segreteria per avere informazioni per delle lezioni individuali, la segreteria deve fare altre domande per avere più dati possibili da riferire a chi di competenza.
È necessario che prenda nota di brevi messaggi che comprendano il CHI, ,COME, QUANDO E PERCHÉ
  • CHI: segnando nome, cognome e numero di telefono dell'interlocutore: PAOLO ROSSI 330123456789 QUANDO: il giorno e l'orario in cui ha telefonato o è passato in segreteria: GIOVEDì 23 GENNAIO ALLE ORE 15.00
  • COSA: motivo della richesta/chiamata: LEZIONI PRIVATE DI NUOTO PER UN RAGAZZO DI 13 ANNI
  • COME: disponibilità di orari e giorni: TUTTI I GIORNI DALLE 16 ALLE 19 O LA DOMENICA MATTINA
  • PERCHÉ: desideri e/o aspettative: “mio figlio ANDREA ha una tremenda paura dell’acqua, vorrei che questa paura gli passasse”

Il tutto deve terminare con un “Paolo la ringrazio per la sua richiesta; a che ora preferisce essere ricontattato per poterle dare tutte le informazioni”
Ideale è predisporre un registro dove catalogare tutte le situazioni che prevedono di far ricontattare una persona (ente, comune, scuola, ecc, ecc)
Assolutamente la cosa da NON fare è rispondere “ripassi/richiami pomeriggio per parlare con un responsabile” o “al momento è impegnato in piano vasca, ripassi/richiami più tardi”.
Si tratta dell'errore più grande che si possa fare.

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